Документы ИБ

Раздел "Документы ИБ" (рисунок 46) представляет собой единое хранилище нормативных, методических и регуляторных документов по информационной безопасности.

Этот раздел реализован в виде встроенной вкладки "Документы ИБ" в разделе «Инструменты», что позволяет легко находить и управлять важной документацией.

Рисунок 46 Раздел Документы ИБ

Основные возможности:

• Поиск по тегам и аннотациям — позволяет быстро находить нужные документы, используя ключевые слова и теги.

• Расширенный поиск с помощью JQL — предоставляет возможность формировать сложные запросы для точного поиска нужных файлов по множеству критериев.

• Прикрепление файлов форматов PDF, DOCX, XLSX, JPG.

• Удобная навигация и организация информации для поддержки процессов ИБ.

Этот раздел помогает быстро находить необходимые нормативные материалы, повышая эффективность работы и обеспечивая контроль за соблюдением регуляторных требований.

Группы документов

Для организации и быстрого поиска документов в разделе "Документы ИБ" реализована возможность группирования документов в иерархические группы.

Создание группы документов

Пользователь может вручную добавить новую группу документов в систему с уровнем вложенности до 5. Для этого необходимо заполнить обязательные поля:

• Название группы документов
• Описание группы документов

Система позволяет:

• Создавать пустую группу без документов;
• Создавать новые документы внутри созданной группы или прямо в корневой группе;
  • В форме создания группы есть возможность добавить существующие документы, выбрав их из списка с помощью чекбоксов.
  • Внутри группы документы сортируются по названию, что облегчает навигацию при использовании чекбоксов.

Рисунок 47 Создание группы документов

Редактирование группы документов

Пользователь может изменить существующую группу документов в системе.

Пользователю доступно редактирование обязательных полей (Название группы документов или Описание группы документов) Также в процессе изменения пользователь также может:

• Создавать новые документы внутри группы
• Добавлять существующие документы
• Удалять документы из группы

После успешного внесения изменений система отображает уведомление о успешном изменении группы документов.

Разгруппировать группу документов

При выборе опции Разгруппировать система запрашивает подтверждение. В случае, если группа документов не пустая, все документы после разгруппировки перемещаются в верхнеуровневую группу.

Добавление документа

Пользователь может вручную создать новый документ в системе. Для этого необходимо перейти в раздел «Документы ИБ» и выбрать опцию «Создать документ».

Рисунок 48 Форма добавления документа

В открывшейся форме (рисунок 48) заполнить карточку документа, указав:

• Название документа
• Описание документа
• Группу документа
• Загрузить файл документа (например, PDF, DOCX и т.д.)
• Установить теги (опционально), относящиеся к документу

После успешного создания системы отображает уведомление о успешном создании документа.

Требования к загружаемым документам

• Текстовые документы: .doc, .docx, .odt, .rtf, .txt, .pdf, .pages, .epub, .md

• Форматы для презентаций: .ppt, .pptx, .odp, .key, .pdf

• Форматы для таблиц: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .numbers, .accdb, .mdb

• Форматы изображений (растровая графика): .jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .tiff, .tif, .webp

• Форматы векторной графики: .svg, .ai, .eps, .cdr, .pdf, .fig, .sketch, .xd

• Форматы для схем: .vsdx, .vssx, .vsd, .puml

Ограничения на загрузку файлов

Размер файла, загружаемого за один раз (через "сохранить"): до 500 МБ

Общее количество файлов, которое можно загрузить, не ограничено

Редактирование документа

Пользователям предоставлена возможность редактирования карточки документа ИБ.

Для этого необходимо выбрать нужный документ в списке документов ИБ и в контекстном меню выбрать опцию: «Редактировать». Опция также доступна из карточки документа ИБ. После выбора опции система откроет окно редактирование, идентичное окну создания документа. Для редактирования доступны все поля карточки документа. После внесения изменений необходимо сохранить карточку документа ИБ. После успешного внесения изменений система отображает уведомление о успешном изменении документа ИБ.

Скачивание документов ИБ

Пользователь может скачать как отдельный файл вложение в карточке документа ИБ, так и все вложенные документы. Для этого в контектном меню списка документов ИБ выберете пункт «Скачать».

Если в карточке документа ИБ имеется несколько вложенных документов, то будет произведено смачивание архива, содержащего все вложенные документы

Скачать конкретный документ можно из карточки документа ИБ, предварительно выбрав документ и опцию «Скачать».

Удаление документа

Пользователь может вручную удалить карточку документа. Для этого необходимо:

Выбрать опцию "Удалить" для нужного документа.

После этого система запрашивает подтверждение удаления. При подтверждении удаления производится удаление документа.

После успешного удаления система отображает уведомление о успешном удалении документа.